Belangrijke instellingen voor documentbeheer

Voor het gebruik van het Prodin documentbeheer is het belangrijk om de onderstaande zaken correct in te stellen

Algemeen

Voor een correcte werking van het Prodin documentbeheer is het belangrijk dat de onderstaande zaken correcte ingesteld zijn in de algemene constanten:

De basislocatie van de documenten.
De locatie van tijdelijke bestanden.
De wijze waarop Prodin met de verschillende type bestanden omgaat bij het openen vanuit een digitaal dossier (bestandsextensies).

Digitale dossiers

Voor het gebruik van digitale dossiers zijn geen specifieke instellingen noodzakelijk.

Zakelijke documenten

Voordat u kunt starten met de afhandeling van zakelijke documenten het van belang dat u de basisinstellingen op de door u gewenste wijze instelt.

Het automatisch opnemen van de gegenereerde zakelijke documenten in de digitale dossiers wordt aangestuurd vanuit de besturing van het betreffende document. Uitgangspunt is dat zakelijke documenten automatisch in alle beschikbare dossiers worden opgenomen tenzij u dit bij de instellingen uitzet.

Zakelijke correspondentie

Om het scenario te activeren stelt u eerst de locatie van de Word sjablonen correct in (algemene constanten). De vervolgstap is dat u de benodigde sjablonen definieert in Word en deze eventueel vastlegt in de centrale documententabel van Prodin.

Bij het definiëren van de Word sjablonen maakt u gebruik van zogenaamde 'merge'-velden. Klik hier voor de correcte naamgeving van deze velden.

Bij het genereren van zakelijke correspondentie (integratie met Word) hanteert Prodin de onderstaande randvoorwaarden en uitgangspunten:

De Microsoft Word-applicatie kan zowel lokaal op de werkplek als op een Terminal Server geïnstalleerd zijn.
Voor het genereren van het Word document maakt Prodin gebruik van de mailmerge functionaliteit van Word. Prodin ondersteunt deze functionaliteit vanaf Office 2003.
De gegenereerde documenten plaatst Prodin in het dossier van de betreffende entiteit (zie netwerklocatie van de documenten).