Veel gebruikte Mail Merge functionaliteit

Meer over zakelijke correspondentie ...

Voor een uitgebreide toelichting op de mogelijkheden van de Mail Merge functionaliteit verwijzen wij u naar de website van Microsoft. Een speciale overview training vindt u met deze link.

In de praktijk wordt veel gebruik gemaakt van de onderstaande Mail Merge functionaliteit. De getoonde buttons en screen shots zijn afkomstig uit de engelstalige Word 2003 versie en kunnen afwijken indien u een andere Word versie gebruikt.

Met uitzondering van een mailing heeft elke document precies één ontvanger (= recipient en/of record).

Button	Toelichting
	Met deze button print u het document voor de door u geselecteerde ontvangers (= records).
	Met deze button mailt u het document aan de door u geselecteerde ontvangers (= records). Let op dat u bij de 'Message options' de juiste keuzes maak: 'Cp_email' voor het e-mail adres van de betreffende ontvanger (= contactpersoon). Let op dat als u hier voor 'Email' kiest u het e-mail adres van de relatie gebruikt. Bij het 'Mail format' kunt u kiezen om het Word document als attachment (= bijlage) mee te sturen of deze in de e-mail tekst zelf op te nemen ('Plain text' of 'HTML').
	Met deze button stelt u het soort document in. De in de praktijk het meest gebruikte instellingen zijn: De optie 'Letters' is bedoeld voor het genereren van brieven i.c.m. de Mail Merge functionaliteit. Dit is de standaard instelling van de Prodin Mail Merger. De optie 'E-mail messages' is speciaal bedoeld voor het verzenden van het document als een E-mail. Met de optie 'Normal Word document' gebruikt u het document als een Word document zonder Mail Merge functionaliteit. De resultaten van de uitgevoerde Mail Merge blijven wel bewaard.
	Met deze button vraagt u een lijst met alle ontvangers op. Alleen bij een mailing kunnen hier meerdere ontvangers staan.
	Met deze button voegt u een nieuw 'Merge Field' aan het document toe. Meer over naamgeving 'merge'-velden ...