Notificatie workflow

Prodin biedt u de mogelijkheid om gebruik te maken van e-mail notificaties bij het toewijzen van een taak aan een medewerker en bij het gereedmelden van de taak. Prodin verstuurt de notificatie indien dit bij de taak is vastgelegd.

Toewijzen van een taak

Prodin biedt u de mogelijkheid om een taak door iemand anders te laten uitvoeren door simpelweg de taak op naam van de betreffende medewerker te zetten. De taak is nu automatisch zichtbaar op de persoonlijke takenlijst van de betreffende medewerker.

U heeft de mogelijkheid om deze medewerker automatisch een e-mail notificatie te sturen:

U wilt de taak extra onder de aandacht brengen van de medewerker. Bij het vastleggen/aanpassen van de taak vinkt u de notificatie aan.
Als iemand een taak op uw naam zet, wilt u sowieso een e-mail notificatie hiervan ontvangen. U stelt dit in bij uw persoonlijke instellingen en ontvangt altijd een e-mail notificatie.
Indien u een taak aan een groep toewijst, ontvangen alleen die leden een notificatie die dit in de persoonlijke instellingen hebben aangegeven (zie vorige punt). Indien u bij de taak voor een toewijs notificatie kiest, ontvangen alle leden een notificatie..

Bij een bedrijfsproces heeft u de mogelijkheid om een gegenereerde taak op 'hold' te zetten en pas vrij te geven (= status 'lopend') na gereedmelding van één of meer voorgaande taken. De notificatie vindt in dit geval plaats bij het automatisch vrijgeven van de taak en niet bij het toewijzen (= genereren) van de taak. Let u op de onderstaande punten:

Als u handmatig de status van de taak wijzigt, u ook handmatig de notificatie moet aanvinken bij de taak.
U ontvangt geen notificatie als u zelf het bedrijfsproces genereert of een taak automatisch vrijgeeft.

Gereedmelden van een taak

U heeft de mogelijkheid om de initiator van een taak een notificatie te sturen bij het gereedmelden van de taak. Dit is een uitstekend hulpmiddel om eenvoudig op de hoogte te blijven van de voortgang van de door u geïnitieerde taken (deze worden uiteraard ook gepresenteerd op de speciale tab in uw persoonlijke takenlijst).

Alleen de initiator kan deze notificatie uitzetten in het takenscherm.

Randvoorwaarden en uitgangspunten

De notificatie vindt altijd plaats via e-mail. De afhandeling vindt plaats via het zakelijk documentbeheer. U krijgt echter niet het communicatiescherm gepresenteerd.
Notificatie vindt alleen plaats indien bij de medewerker een geldig e-mail adres is vastgelegd.
De documenten uit het taakdossier stuurt Prodin als attachment mee met de e-mail. U heeft bovendien de mogelijkheid om de documenten uit de dossiers van de gekoppelde entiteiten als bijlage met de e-mail mee te sturen. U stelt dit in bij de algemene constanten.