Meer over documentbeheer ...
Sprekende voorbeelden van zakelijke documenten zijn facturen, orderbevestigingen, bestellingen, servicebonnen en productiedocumenten. Het Prodin documentbeheer is uw ultieme hulpmiddel voor een professionele en uniforme uitstraling van al uw zakelijke documenten. Bovendien heeft u de mogelijkheid om de documenten (digitaal) via vrijwel alle moderne communicatiekanalen te versturen. Uiteraard inclusief de traditionele post met papieren documenten.
De digitale dossiers zijn volledig geïntegreerd met de afhandeling van zakelijke documenten. Alle gegenereerde documenten kunt u automatisch opnemen in één of meerdere digitale dossiers zodat de centrale beschikbaarheid van uw zakelijke documenten gewaarborgd is.
Voor de afhandeling van zakelijke documenten maakt Prodin gebruik van het Business Communications Platform van StreamServe. Deze afhandeling bestaat uit twee bij elkaar horende onderdelen, nl.:
Voor het beheer van de zakelijke documenten heeft u de keuze om het zelf te doen of om het te laten uitvoeren door de specialisten van Prodin Business Solutions. Voor het zelf beheren van de zakelijke documenten hebben wij een speciaal trainingsprogramma voor u beschikbaar.
Opmaak van de documenten
Prodin is standaard voorzien van een professionele opmaak voor alle zakelijke documenten. Deze opmaak is mede ontwikkeld op basis van de praktijkervaringen opgedaan bij onze klanten. Uitgangspunt bij de implementatie is dat u zo veel mogelijk gebruik maakt van deze professionele standaard opmaak, maar uiteraard heeft u de mogelijkheid om de opmaak van de documenten volledig naar eigen inzicht aan te passen.
De opmaak van de zakelijke documenten beheert u met het StreamServe Design Center. Dit is een intuïtieve hulpmiddel waarmee u zowel de opmaak van de documenten als de communicatie kunt beheren.
Meer over adressering zakelijke documenten ...
Genereren en communiceren van de documenten
U genereert de zakelijke documenten direct vanuit Prodin met de onderstaande button of vanuit een eigen kiescode.
Alle communicatie verloopt via één centraal communicatiescherm van waaruit u de gewenste communicatiekanalen kiest.
Voor de communicatie kunt u gebruik maken van alle communicatiekanalen die het StreamServe Business Communications Platform biedt. Standaard is Prodin voorzien van de print- en mailconnector. U kunt dit uiteraard uitbreiden met andere voor u relevantie communicatiekanalen.
Meer over voorkeurscommunicatie per relatie ...
Voor de onderstaande documenten zijn één of meerdere speciale afhandeling beschikbaar:
Besturing zakelijke documenten
De besturing zakelijke documenten biedt u de mogelijkheid om de onderstaande zaken te configureren:
De nieuwste versie van de zakelijke documenten kenmerken zich door de uitgebreide hoeveelheid gegevens die beschikbaar zijn voor de layout in de XML datastroom. Voorbeelden van deze documenten zijn de picklist, verzenddocumenten (CMR, paklijst en verzendlijst) en diverse nieuwe servicedocumenten. Een vervelend gevolg van deze grote hoeveelheid beschikbare data is de tijd die nodig is om het document te genereren. Prodin biedt u de mogelijkheid om de XML datastroom dusdanig te configureren dat alleen de data die voor uw specifieke layout noodzakelijk is, wordt aangeleverd.
Om te voorkomen dat er grote aantallen documenten in één folder worden opgeslagen (waar Windows op een gegeven moment moeilijk mee overweg kan), voegt Prodin automatisch jaar en maand toe aan de vastgelegde folder. Stel dat de vastgelegde folder eindigt op '...\Confirmations\' dan komt een orderbevestiging die in oktober 2015 wordt gegenereerd in de folder '...\Confirmations\2015\10 Oct\'. De maandnotatie bestaat uit het nummer van de maand gevolgd door de drieletterige engelse afkorting. De subfolders worden automatisch aangemaakt indien deze nog niet aanwezig zijn.
Copyright © 2001 - 2023, Prodin Business Solutions B.V., All rights reserved