Voorkeurscommunicatie relaties

Meer over zakelijke documenten ...

Prodin maakt onderscheid tussen externe en interne zakelijke documenten. Externe zakelijke documenten verstuurd u in principe naar de relatie (bv. een offerte, orderbevestiging, factuur of bestelling), interne zakelijke documenten zijn bedoeld voor uw eigen medewerkers (bv. een picklist, stickers of productiedocumenten). Prodin biedt u de flexibiliteit om voor alle externe documenten per relatie het gewenste communicatiescenario in te stellen.

Mooie praktijvoorbeelden van verschillende communicatiescenario's zijn:

Van een bepaalde klant plaatsen verschillende medewerkers opdrachten bij u, maar de orderbevestiging moet altijd naar één bepaald e-mail adres en naar de medewerker die de order heeft heeft geplaatst (= contactpersoon van de verkooporder).
Electronisch factureren waarbij de facturen in PDF formaat naar een vast e-mail adres worden gemaild (bv. finance@klant.nl). Indien gewenst kan er naast het automatisch mailen ook nog een papieren exemplaar met de post worden opgestuurd.
Rekeningoverzichten en aanmaningen die in PDF formaat naar een vast e-mail adres worden gemaild (bv. finance@klant.nl).
Bestellingen die in PDF formaat naar een vast e-mail adres worden gemaild (bv. verkoop@leverancier.nl).

Configureren communicatiescenario's

De default communicatie (printen of mailen) voor een document stelt u in bij de besturing van het betreffende document. Voor de externe documenten configureert u per relatie het gewenste communicatiescenario op de tab/button 'Communicatiekanalen' in de relatie stamgegevens. Prodin gebruikt voor de bepaling van het communicatiescenario de klant/leverancier van de entiteit (bv. verkooporder, inkooporder, servicemelding of offerte). Bij de volgende documenten gebruikt Prodin de factuurdebiteur van de entiteit (in plaats van de klant/leverancier) voor de bepaling van het communicatiescenario:

Factuur, verzamelfactuur en termijnfactuur
Werkbon

Onderstaande tabel geeft u een overzicht van de mogelijke communicatiescenario's.

Indien u voor het communicatiekanaal 'Mail' kiest dan stuurt Prodin de mail naar de contactpersoon die is vastgelegd bij de betreffende entiteit. Is er geen contacpersoon vastgelegd of heeft het contactpersoon geen mailadres dan vindt de communicatie plaats volgend het scenario zonder mail (bv scenario 4 wordt dan afgehandeld als scenario 2). Indien het document niet gekoppeld is aan een order of offerte (bv. het rekeningoverzicht) dan is er geen contactpersoon beschikbaar en kiest Prodin automatisch voor het genereren van een PDF. Voor deze documenten kunt u beter één of meerdere vaste contactpersonen vastleggen.

Bij de entiteit 'service-orders' (document werkbon) wordt het communicatiescenario en de contactpersoon bepaald op basis van de oorsprong van de service-order:

Activeren functionaliteit

De functionaliteit is automatisch geactiveerd en kunt u direct in gebruik nemen met uitzondering van de vaste contactpersonen voor facturen. Dit is geactiveerd indien de module 'Electronische facturering via e-mail' onderdeel is van uw Prodin licentie.

Houdt u er rekening mee dat de opmaak van de mailberichten (onderwerp, tekst van de mail) mogelijk aangepast dient te worden aan uw eisen en wensen (StreamServe aanpassing).