U bent hier:Functionele beschrijvingen > Financieel > Verzamelfacturering

Verzamelfacturen

Verzamelfacturen zijn een speciale variant van factureren na levering. De belangrijkste verschillen zijn:

U factureert niet direct na levering, maar periodiek na levering (bv. wekelijks of maandelijks).
Eén factuur kan betrekking hebben op verschillende leveringen van verschillende verkooporders.

In de stamgegevens van de klant geeft u met de verzamelcode aan welke factureringsvariant van toepassing is. Prodin onderscheidt vier varianten:

Variant	Toelichting
Factuur per levering	Bij deze variant is er geen verzamelfacturering van toepassing en wordt iedere levering (= paklijst) op een aparte factuur gefactureerd. Deze variant kent één verzamelcodes (met tussen haakjes de code die u met Cognos gebruikt in rapportages): Nee (N)
Alles verzamelen	Bij deze variant worden alle leveringen van verschillende verkooporders op één factuur verzameld. De verkooporders moeten uiteraard aan de verzamelcriteria voldoen. De verzamelcriteria zijn verderop in deze beschrijving gespecificeerd. Deze variant kent vier verzamelcodes (met tussen haakjes de code die u met Cognos gebruikt in rapportages): Dagelijks (D) Wekelijks (W) Twee wekelijks (2) Maandelijks (M)
Verzamelen per verkooporder	Bij deze variant worden alle leveringen van één verkooporder op één factuur verzameld. Deze variant kent vier verzamelcodes (met tussen haakjes de code die u met Cognos gebruikt in rapportages): Dagelijks (per order) (d) Wekelijks (per order) (w) Twee wekelijks (per order) (t) Maandelijks (per order) (m)
Volledige verkooporders	Deze variant is in de basis gelijk aan de variant 'Meerdere leveringen van één verkooporder', maar de leveringen worden pas verzameld/gefactureerd als de verkooporder in zijn geheel is geleverd. Deze variant kent één verzamelcodes (met tussen haakjes de code die u met Cognos gebruikt in rapportages): Volledige levering (v)

Bij het aanleggen van een nieuwe verkooporder neemt Prodin de factureringsvariant één op één over naar de verkooporder. U heeft de mogelijkheid om bij de ordersoort een afwijkende factureringsvariant in te stellen (een vaste verzamelcode voor de ordersoort). In de verkooporder kunt u de instelling wijzigen, maar dit geldt uitsluitend voor de betreffende verkooporder, de stamgegevens van de klant blijven ongewijzigd.

Bij het verzamelen van de facturen geeft u aan welke verzamelcode u wilt verzamelen. Onderstaand vindt u een voorbeeld van hoe u dit in de praktijk kunt brengen:

Maandag t/m donderdag verzamelt u alleen de verzamelcode 'Dagelijks'.
Vrijdag verzamelt u de verzamelcodes 'Dagelijks' en 'Wekelijks'. Om de week verzamelt u tevens de verzamelcode 'twee wekelijks'.
Op de laatste dag van de maand verzamelt u de verzamelcodes 'Dagelijks' en 'Maandelijks'. Indien deze dag op een vrijdag valt, verzamelt u tevens de verzamelcode 'Wekelijks'.

Het verzamelen vindt uitsluitend plaats op verzamelcode. Indien u meerdere keren per maand de verzamelcode 'Maandelijks' verzameld, krijgt u voor de betreffende debiteuren ook meerdere verzamelfacturen in die maand.

Een verzamelfactuur kunt u alleen 'Op rekening' afrekenen.

Randvoorwaarden en uitgangspunten

Voor het verzamelen komen alleen de verkooporders in aanmerking met leveringen waarvan de vrachtbrief is gegenereerd, maar die nog niet zijn gefactureerd. Voor de verkooporder moet uiteraard verzamelen van toepassing zijn.
Prodin genereert een uniek verzamelordernummer voor de facturering. Per verzamelordernummer krijgt u een verzamelfactuur. Aan een verzamelordernummer zijn alle leveringen gekoppeld waarvan de onderstaande ordergegevens identiek zijn:
orderdebiteur
factuurdebiteur
vestiging
ordersoort
betalingsconditie
valutacode
taalcode
rayon
vertegenwoordiger
afnemersgroep
kredietbeperking van toepassing (ja/nee)
krediettermijn
BTW code
incasseren (ja/nee)

De leveringen van verkooporders waarvoor verzamelfacturering van toepassing is, worden altijd via de verzamelfacturering afgehandeld. Indien u slechts éénmaal heeft geleverd aan de debiteur, krijgt deze een verzamelfactuur met één verkooporder.
Bij het verzamelen worden nog niet verzamelde leveringen toegevoegd aan een bestaand verzamelnummer (indien aan de bovenstaande criteria wordt voldaan).
Het is niet mogelijk om verzamelfacturering te combineren met termijnfacturering.

Relevante parameters

Parameter	Toelichting	Waarde voor instellen verzamelfacturering
V7-101	Verzamelfacturering van toepassing	Ja
V7-102	Met deze parameter stuurt u de manier waarop u de orders selecteert tijdens het verzamelen.	0= Verkooporders selecteren via een vanaf t/m selectie Verkooporders selecteren via selectieve ingave van ordernummers. 1 = Maximaal 10 ordernummers 2 = Maximaal 20 ordernummers ..... 5 = Maximaal 50 ordernummers
V7-124	Tekstblok afdrukken per order	Indien deze parameter op 'Ja' staat worden per order de referentie gegevens afgedrukt