Handleiding

Kiescode	Omschrijving
1209	Inboeken gescande inkoopfacturen

Bij het inboeken van inkoopfacturen heeft u de mogelijkheid om een gescand exemplaar van de inkoopfactuur in het dossier op te nemen. Dit betekent echter een stukje discipline bij de persoon die de facturen inboekt. Met deze kiescode heeft u de mogelijkheid om eerst een ingescande factuur te selecteren en deze vervolgens in te boeken waarbij het dossier automatisch gevuld wordt. Dit verhoogt de snelheid van werken en verlaagt de kans op fouten.

Bij het opstarten van de kiescode vraagt Prodin om de boekingsperiode. De afhandeling hiervan is precies hetzelfde als bij het handmatig boeken van inkoopfacturen.

In een grid presenteert Prodin alle documenten die zich in de 'nog te boeken inkoopfacturen'-directory bevinden. De documenten kunt u van hier direct bekijken met de 'view'-button. Door eenvoudigweg één of meer documenten te selecteren en daarna voor 'Inboeken' te kiezen, kunt u de facturen direct inboeken. Prodin start kiescode 1210 op en plaats de geselecteerde documenten direct in het dossier van de inkoopfactuur.

Na het vastleggen van de factuur verplaatst Prodin de documenten naar de 'dossier'-directory en zijn deze dus verdwenen uit de grid in kiescode 1205.

U heeft de mogelijkheid om vanuit de grid direct meerdere inkoopfacturen in te boeken. Prodin plaatst de geselecteerde documenten echter alleen in het dossier van de eerste factuur die u inboekt.

Indien u het boeken van de factuur afbreekt tijdens, blijven de gescande documenten zichtbaar in de grid. Echter, als u een geboekte factuur handmatig vewijderd dan plaats Prodin de gescande inkoopfactuur niet terug naar de grid.

Activeren functionaliteit

U activeert de functionaliteit door de groupbox 'Inboeken gescande inkoopfacturen' in de financiële constanten in te stellen. De mappen voor de 'nog te boeken'-inkoopfacturen en 'geboekte'-inkoopfacturen zijn van toepassing voor alle medewerkers. Indien gewenst kunt u bij de medewerker eigen mappen instellen.