Reminders

Voor een optimale toepassing van workflow is het essentieel dat medewerkers de aan hen toegewezen taken ook daadwerkelijk uitvoeren en afhandelen. Indien dit niet gebeurt, biedt Prodin u de mogelijkheid om de betreffende medewerkers hierop te attenderen middels reminders.

Een reminder is een e-mail bericht gericht aan één specifieke medewerker met een overzicht van alle openstaande taken die reeds afgehandeld hadden moeten zijn. Prodin neemt een taak op in de reminder indien deze aan de onderstaande voorwaarden voldoet:

Eigenaar is de medewerker of een groep waarvan de medewerker lid is.
De status is 'onderhanden' of 'hold'.
De vervaldatum ligt voor de systeemdatum.
De soort taak is geen afspraak.

Prodin koppelt eventuele documenten uit de taakdossiers niet als bijlage aan de reminder. Dit om te voorkomen dat e-mails met een enorme hoeveelheid bijlagen worden verstuurd.

Prodin onderscheidt twee soorten reminders:

Ad-hoc reminders
Automatische reminders

Ad-hoc reminders

Ad-hoc reminders zijn reminders die u handmatig naar één of meerdere medewerkers verstuurt.

Handleiding

Automatische reminders

Automatische reminders verstuurt Prodin op het moment dat de eerste Prodin gebruiker op een dag aanlogt op Prodin. Alle medewerkers waarvan minimaal één taak vervallen is, ontvangen een reminder. Uiteraard betreft het alleen de taken in de betreffende bedrijfscodes. Bovendien verstuurt Prodin geen reminders bij het aanloggen in een testbedrijf.

In de algemene constanten legt u vast of u gebruik wilt maken van automatische reminders.

Activeren functionaliteit

Voor het in gebruik nemen van de functionaliteit stelt u de algemene constanten in.