Instellen favoriete mappen in Outlook

Meer over archiveren e-mail in digitale dossiers ...

Onderstaand is stapsgewijs beschreven op welke manier u de favorieten voor het Prodin dossier en uw persoonlijk prikbord instelt. Het voorbeeld is gebaseerd op een engelstalige Outlook 2007 versie.

U start Outlook op en kiest het menu 'Tools' en vervolgens de optie 'Account settings'.

U krijgt de onderstaande pop-up en kiest hier voor 'Change'.

U komt nu in het configuratiescherm van de Microsoft Exchange verbinding en kiest voor 'More Settings'.

Nu komt u bij de uitgebreide opties van de Microsoft Exchange verbinding. Standaard komt deze op het tabblad 'General'. U selecteert het tabblad 'Advanced' voor verdere configuratie.

Op het tabblad 'Advanced' vindt u de groupbox 'Mailboxes'. Via de 'Add ...' button voegt u de mailbox voor de Prodin archivering toe.

U krijgt nu de onderstaande pop-up waarin u de exacte naam van de mailbox voor de Prodin archivering moet invullen. Deze naam kunt u navragen bij u systeem/applicatiebeheerder. In het onderstaande voorbeeld gebruiken wij IARM Prodin Dossier. Let op dat deze naam niet werkt bij u !!

Nadat u de juiste mailbox heeft ingegeven, kiest u voor 'OK'.

U krijgt nu het onderstaande scherm en de betreffende mailbox is toegevoegd aan de additionele mailboxes. U kiest voor 'OK'.

U komt in het onderstaande scherm en kiest voor 'Next'.

U krijgt de bevestiging van Outlook dat de wijzigingen zijn doorgevoerd en kiest voor 'Finish' om het proces af te ronden.

U komt weer terug in het scherm waar u gestart bent en kiest voor 'Close'.

Bij uw mail folders is de toegevoegde mailbox nu zichtbaar met hieronder een aantal mappen. De naamgeving van deze mappen is afhankelijk van uw Prodin omgeving en is opgebouwd uit een code van 3 letters (PBS in dit geval) en een bedrijfscode (in dit geval 100 voor de operationele omgeving en TS1 voor het testbedrijf). Onder deze mappen vindt u weer 2 submappen:

Prikbord PA 100 (uw persoonlijke prikbord voor bedrijfscode 100). In plaats van PA staan hier uw eigen Prodin initialen.
Prodin dossier 100 (het relatie dossier voor bedrijfscode 100).

In u meerdere mappen aantreft, neem dan contact op met uw systeem/applicatiebeheerder. De autorisaties zijn hoogstwaarschijnlijk niet ingericht zoals geadviseerd door PBS.

Wij adviseren u om de mappen van de operationele bedrijfscode aan uw favorieten toe te voegen. U doet dit door met uw secundaire (meestal rechter) muisknop op de betreffende folders te klikken en voor 'Add to Favorite Folders' te kiezen.

De mappen vindt u nu terug in uw favorieten.