Digitale dossiers

Meer over documentbeheer ...

De digitale Prodin dossiers zijn uw ultieme hulpmiddel om correspondentie en documentatie centraal beschikbaar te stellen aan al uw medewerkers. Sprekende praktijkvoorbeelden van digitale Prodin dossiers zijn:

Het relatiedossier waarin u alle relevante inkomende en uitgaande correspondentie met klanten, prospects en leveranciers (zoals brieven, e-mail, offertes en contracten) centraal beschikbaar heeft.
Het artikeldossier waarin u alle artikeldocumentatie zoals productfoto's, brochures en handleidingen centraal beschikbaar heeft.
Het factuurdossier waarin u alle informatie en correspondentie rondom facturen centraal beschikbaar heeft. Bij een dispuut over een factuur vindt u alle correspondentie en uiteraard een digitaal exemplaar van de factuur zelf terug in dit digitale dossier.
Het projectdossier waarin u alle relevante inkomende en uitgaande correspondentie rondom een project centraal beschikbaar heeft.

Digitale dossiers kunt u voor vrijwel alle entiteiten gebruiken in Prodin. Een selectie uit de vele beschikbare dossiers zijn de dossiers voor offertes, orders, contracten, projecten, servicemeldingen, service-objecten en stuklijsten.

Binnen het digitale dossier heeft u de mogelijkheid om per entiteit (bv. relatie, artikel, project) de documenten beter inzichtelijk te maken door het dossier te voorzien van uw eigen tabindeling. Meer ...

Bij het opnemen van een document in een dossier, verrijkt Prodin de documentnaam met een timestamp. In de timestamp staat de creatiedatum van het document. Een document met de naam 'Document' krijgt in het dossier bijvoorbeeld de naam '2013-08-26 13.03.04 - Document'.

Meer over archiveren e-mail ...

Meer over netwerklocatie van de documenten ...

Presenteren documenten uit onderliggende dossiers

Deze speciale functionaliteit is van toepassing voor het relatiedossier en verkooporderdossier en biedt u direct inzicht in de dossiers van resp. contactpersonen uit het netwerk van de relatie en inkooporders die gekoppeld zijn aan de verkooporder. Prodin presenteert alle documenten uit de onderliggende dossiers in resp. het relatiedossier en het verkooporderdossier (als of de documenten in deze dossiers zijn opgenomen).

Let op: bij het verwijderen van een document uit het relatie- en/of verkooporderdossier wordt deze ook uit het onderliggende dossier verwijderd.

Handleiding van de digitale dossiers