AVG

Is Prodin AVG compliant?

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

 

Voor Prodin Business Solutions betekent dit dat wij meer verplichtingen hebben bij het verwerken van persoonsgegevens. De AVG legt namelijk meer nadruk op de verantwoordelijkheid van onze onderneming om aan te tonen dat wij ons aan de wet houden. Dit heet verantwoordingsplicht. Deze verantwoordingsplicht houdt in dat wij met documenten moeten kunnen aantonen dat wij de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om aan de AVG te voldoen.

 

Bescherming contactgegevens klanten


Ter bescherming van de persoonsgegeven van onze klanten hebben wij de volgende acties uitgezet.


Met de hulp van onze IT-jurist hebben wij onderzocht of onze huidige contracten met onze klanten voldoende bescherming bieden. Naar aanleiding van dat onderzoek is aan onze Basisovereenkomst Automatiseringsdiensten een AVG-bepaling toegevoegd, inclusief een bijlage die bij de AVG-bepaling hoort. Hiermee zijn onze klanten formeel beschermd ten aanzien van de (persoons)gegevens die zij ons toevertrouwen.


Daarnaast is er een bepaling opgenomen die betrekking heeft op het gebruik van data door Opdrachtgever-derden. Dit omdat ook Prodin Business Solutions de zekerheid wil dat er geen data ongeoorloofd bij derden terecht komt door een andere leverancier die in opdracht van onze klanten handelt. Voorbeelden van derden zijn overeenkomsten met een netwerkbeheerder waar het netwerkbeheer is uitbesteed of overeenkomsten met een EDI-broker voor het uitwisselen van EDI-berichten.

 

Deze vernieuwde Basisovereenkomst Automatiseringsdiensten is inmiddels naar onze Prodin klanten verstuurd.


Ter bewustwording van onze medewerkers, laten wij onze medewerkers een verklaring tekenen. In deze verklaring wordt gerefereerd aan de aanvullingen ten gevolge van de AVG in onze Personeelsgids. In deze personeelsgids worden onze medewerkers ook geïnstrueerd over wat te doen indien zij vermoeden dat zij persoonsgegevens kwijt zijn geraakt. Deze aanvullingen op de Personeelsgids zijn ter goedkeuring naar onze Personeelsvertegenwoordiging verstuurd.

 

Van onze hosting partner hebben wij inmiddels een formele bevestiging in de vorm van een verwerkersovereenkomst dat ook haar medewerkers veilig omgaan met de persoonsgegevens van onze klanten en welke procedure wordt gevolgd bij een datalek.


Wij werken met een aantal ZZP’ers, onze IT-Jurist heeft voor hen een verklaring opgesteld waarin zij aangeven veilig om te gaan met de persoonsgegevens van onze klanten, met als leidraad de Prodin procedure. Deze verklaring ligt bij onze ZZP’ers ter ondertekening.

Alle geprinte informatie wordt verzameld op kantoor en op een beveiligde wijze vernietigd. Prodin ontvangt een certificaat van de vernietiging zodat wij borgen dat deze gegevens niet openbaar beschikbaar komen. Dit geldt ook voor documenten en overzichten die onze consultants van onze klanten ter analyse mee mogen nemen.

Bescherming contactgegevens bezoekers aan onze website (privacyverklaring)

Prodin Business Solutions respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het opvolgen van uw informatie-aanvraag. Voor het overige zullen wij deze gegevens uitsluitend gebruiken met uw toestemming. Prodin Business Solutions zal uw persoonlijke gegevens niet aan derden beschikbaar stellen. Als u onze productbeschrijving download of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt, bewaart zolang het nodig is voor de volledige beantwoording en de afhandeling daarvan.

Cookies voor website-analyse
Cookies worden door uw browser opgeslagen op uw computer. Wij maken uitsluitend gebruik van cookies voor website-analyse. Om onze bezoekersstatistieken bij te houden, maken wij gebruik van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website wordt gebruikt en om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. Deze informatie gebruiken wij om een beter beeld te krijgen van onze bezoekers en om onze site hierop te optimaliseren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Cookies kunnen nooit gebruikt worden om privégegevens van uw computer uit te lezen of wachtwoorden te onderscheppen. Ook kunnen ze een computer niet infecteren met een virus of trojan.


Prodin Business Solutions maakt geen gebruik van zogenaamde Tracking cookies. Omdat Prodin Business Solutions uitsluitend gebruik maakt van cookies voor Google Analytics is Prodin niet verplicht bezoekers van haar website akkoord te laten gaan met het plaatsen van cookies. Daarnaast zijn de IP-adressen die in Google Analytics worden opgeslagen anoniem.

 

Tot slot

Onder de contactinformatie op onze website komt binnenkort een eenvoudige klachtenprocedure voor het geval u een klacht heeft over onze aanpak rondom de persoonsgegevens.

Op deze pagina houden wij u op de hoogte van de laatste status van onze acties en vindt u altijd de meest recente informatie.

Voor vragen kun u contact opnemen met Astrid Verbeek, zij coördineert in de rol van functionaris voor de gegevensbescherming (FG) de acties rondom de AVG.